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第 3 章 · 范围管理

WBS 最好可以分解到 4-6 层

WBS分解应控制在4-6层,这是范围管理的重要指导原则,有助于平衡详细程度与可管理性。

WBS确认范围范围确认没做范围确认控制范围范围控制没做好范围控制存在镀金、范围蔓延行为

原文知识点

(5) 确认范围

  • 没做范围确认
  • 范围管理没做好,导致范围出现蔓延
  • 范围确认存在问题,导致 WBS 中定义的功能没有开发
  • 范围确认发现的问题没有及时有效的解决

(6) 控制范围

  • 没做好范围控制
  • 存在镀金、范围蔓延行为
  • 对于范围变更没有走变更控制流程
  • 需求管理可能的问题:

(1)对客户(或用户)的需求获取不充分

(2)没有按照规范的需求开发与需求管理的流程及内容开展需求工作

(3)缺乏需求定义环节,没有定义出需求规格说明书

(4)缺乏需求验证环节,没有请客户代表一起进行需求评审

(5)没有制定范围和需求管理计划

(6)没有求得干系人对需求的一致理解

(7)没有求得干系人对需求的承诺

(8)没有有效地管理需求变更控制

(9)没有有效维护对需求进行跟踪管理

(10)没有及时识别项目工作与需求之间的不一致性

  • 需求管理问题应对措施

(1)建立需求变更控制策略和需求变更控制流程。

(2) 采用多种方式充分获取用户需求并进行详细的需求分析

(3)形成需求规格说明书并与用户进行需求验证(确认)和评审

(4)需求定稿建立基线,以后的需求变更必须走变更控制流程,并及时更新需求规格说明书和需求跟踪矩阵

(5)编写需求跟踪矩阵,需求状态表等文档

(6)在需求规格说明书基础上编制技术方案,并进行评审

(7)定期不定期对项目绩效进行监督检查,找出问题原因并指导团队成员解决

  • 范围管理计划的内容

范围管理计划是项目管理计划的组成部分,描述将如何定义、制定、监督、控制和确认项目范围。包括:①制定项目范围说明书;②根据详细项目范围说明书创建WBS;③确定如何审批和维护范围基准;④正式验收已完成的项目可交付成果。【可以是正式或非正式的,非常详细或高度概括的】

  • 需求管理计划的内容
  • 如何规划、跟踪和报告各种需求活动;②配置管理活动,例如,如何启动变更,如何分析其影响,如何进行追溯、跟踪和报告,以及变更审批权限;③需求优先级排序过程;④测量指标及使用这些指标的理由;⑤反映哪些需求属性将被列入跟踪矩阵等。
  • 范围说明书内容:
  • 产品范围描述
  • 验收标准
  • 可交付成果
  • 项目的除外责任
  • 制约因素
  • 假设条件
【口诀】产验可除制假
  • WBS 分解的方法:
  • 以项目生命周期各阶段作为分解的第二层,产品和项目可交付成果放在第三层
  • 以主要可交付成果作为分解的第二层
  • 纳入由项目团队以外的组织开发的各种较低层次组件(如外包工作)。随后,作为外包工作的一部分,卖方须制定相应的合同 WBS。
  • WBS 表示形式主要有分级的树型结构(组织结构图式)和表格形式(列表式)。(作为补充了解)

树型结构图的 WBS 层次清晰、直观性和结构性强,但不容易修改,对大的、复杂的项目很难表示出项目的全貌。

表格形式的直观性比较差,但能够反映出项目所有的工作要素。

  • 在分解的过程中,应该注意以下 8 个方面:
  • WBS 必须是面向可交付成果的。
  • WBS 必须符合项目的范围。
  • WBS 的底层应该支持计划和控制
  • WBS 中的元素必须有人负责,而且只由一个人负责,尽管实际上可能需要多个人参与。
  • WBS 的指导,WBS 应控制在 4~6 层。
  • WBS 应包括项目管理工作(因为管理是项目具体工作的一部分),也要包括分包出去的工作。
  • WBS 的编制需要所有(主要)项目干系人的参与,需要项目团队成员的参与。
  • WBS 并非是一成不变的。在完成了 WBS 之后的工作中,仍然有可能需要对 WBS 进行修改。
【口诀】一个人负责,4-6层,面果,盒饭,可变,全员,吃鸡,管饱
  • 需求跟踪矩阵中记录的典型属性有哪些?

唯一标识、需求的文字描述、收录该需求的理由、所有者、来源、优先级别、版本、当前状态和状态日期。为确保干系人满意,可能需要增加一些补充属性,如稳定性、复杂性和验收标准。

通俗解释

WBS分解层数太少会导致工作包太大、难以管理;层数太多又会过于繁琐、增加管理成本。4-6层是经验值,既能保证工作分解足够详细,又不会让结构过于复杂。这个原则在创建WBS时需要注意,以确保项目范围清晰可控。

看到范围题,就按范围计划、收集需求、定义范围、WBS、确认范围、控制范围这条线作答。

背诵诀窍

  • 记口诀“一个人负责,4-6层,面果,盒饭,可变,全员,吃鸡,管饱”,其中“4-6层”直接对应层数要求。
  • 联想“黄金分割”:4-6层就像项目管理中的“黄金层数”,太少不细、太多太乱。
  • 对比记忆:WBS表示形式中,树型结构适合中小项目(直观),表格形式适合大项目(全面),但层数都建议4-6层。
  • 结合WBS分解方法:无论按生命周期还是可交付成果分解,最终层数都应控制在4-6层。

考场保底写法

WBS分解应控制在4-6层,以确保工作包大小适中、便于管理。

  • 答题时直接写“WBS应控制在4-6层”,这是标准得分点,不要写“最好”或模糊表述。
  • 如果考WBS注意事项,列出“4-6层”必得分,同时可补充“面向可交付成果”、“底层支持计划控制”等点。
  • 注意题干:若问“WBS分解原则”或“注意事项”,层数要求是高频考点;若问“表示形式”,则答树型或表格,但层数原则仍可能作为补充点。
  • 避免错误:不要写“必须分解到6层”或“层数越多越好”,应强调4-6层的范围。

题干识别信号

  • 题干出现“WBS分解层数”、“WBS注意事项”、“创建WBS的原则”等关键词。
  • 题目描述项目范围管理问题,如“WBS太粗或太细”,可能涉及层数控制。
  • 案例分析中问“如何改进WBS”,可考虑层数是否在4-6层内。